A medida que um negócio cresce é recorrente que os processos que antes eram simples e de fácil compreensão comecem a se tornar sistemas maiores e mais complexos. Ou também o número de clientes que aumentam e acabam gerando maiores demandas, assim diversas outras atividades passam a disputar a prioridade de execução. O crescimento do empreendimento é um ótimo sinal, no entanto à medida que as prioridades começam a se sobrepor o número de clientes insatisfeitos também aumenta.
Seja por falta de uma gestão adequada ou por desconhecimento de ferramentas e práticas facilitadoras é muito comum em comércios e empresas de pequeno e médio porte que esse nível de complexidade passe a ser um gargalo para companhia, e por consequência desses gargalos é comum que a eficiência diminua e o tempo empregado em certas tarefas aumentem.
Visando contornar esses problemas é essencial para a organização compreender seus processos.Dessa forma, entender as etapas realizadas dentro do negócio é uma das melhores maneiras de operar não apenas com excelência, mas também melhorar a eficiência de cada setor/processo, diminuir custos empregados em cada tarefa e, sobretudo o tempo necessário para cada atividade.
O mapeamento de processos pode ser entendido como uma ferramenta gerencial que tem como objetivo identificar as informações, os fluxos, as partes envolvidas, capacidades, competências e recursos para entender todos os componentes necessários. Ou seja, ele é extremamente útil para padronizar e identificar falhas e possibilidades de melhorias que antes não eram possíveis de se identificar.
De acordo com a NBR ISO 9001:2008, são três os fatores principais que determinam o nível de detalhamento de cada mapeamento: Complexidade, risco e competência compõem esses fatores e, respectivamente refletem no grau de detalhamento do processo que é delineado.
Além de facilitar a vida do gestor e criar oportunidades para alavancar o negócio, também fazem parte dos objetivos do mapeamento de processo trabalhar com alguns fatores, e são eles: facilitar a compreensão macro e micros dos processos realizados, melhorá-los realizando reparos incrementais, padronizar esses processos e por fim transformá-los promovendo mudanças de acordo com a situação do empreendimento, assim garantido que sejam executados da melhor forma possível.
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